Software a medida
Un Excel de 76 pestañas, y una sola celda de la que dependía todo.
farma.vitamina es un laboratorio de preparados magistrales. Cada fórmula se arma por pedido, con sus propios insumos y su propio costo. Le construimos un sistema propio que ordena todo eso y cotiza a partir del pedido del cliente, tal como llega.
El problema
La planilla creció junto con el negocio.
76 pestañas. Una hoja de fórmula por producto, doce cálculos de dilución, seis hojas hechas para el pedido puntual de un médico, y una plantilla de cotización armada con VLOOKUP.
Todo dependía de una celda: el dólar. Cambiabas ese número y se recalculaba el archivo entero.
Una planilla así no se rompe con un error. Se desactualiza en silencio. Cuando migramos los datos, 118 de los 170 precios habían quedado atrás respecto de los insumos que los alimentaban.
- 76pestañas en un solo archivo
- 191materias primas
- 172productos en el catálogo
- 62hojas de fórmula propias
El diagnóstico
Cotizar era el cuello de botella.
Nos llamaron para ordenar la planilla. Lo primero que hicimos fue mirar dónde se le iba el día al laboratorio.
En magistrales, cotizar no es buscar un precio en una lista. Llega la receta, hay que ver si los insumos están, revisar dosis, calcular sobre una fórmula propia y recién ahí decir cuánto sale. Es un paso con criterio profesional adentro, y se hacía a mano, pedido por pedido, mientras el laboratorio atendía.
Ahí pusimos el foco.
Entender cómo trabaja el laboratorio fue el paso previo a escribir el sistema. Donde convenía afinar el proceso, lo definimos con ellos.
Cotización automática
El pedido entra como llega.
Nadie te escribe con el nombre exacto del producto. Te mandan “2 de NAC x60 y creatina”, te mandan la foto de la receta que le dio el nutricionista, te reenvían una lista con tres cosas mezcladas.
Ese es el texto que se pega en el sistema. O la foto que se arrastra, o se pega directo desde el portapapeles. Lo que vuelve es la cotización armada, línea por línea, con el producto del catálogo ya identificado y el precio calculado.
Y desde la foto de una receta escrita a mano.
La misma función acepta una imagen. La foto de una receta manuscrita entra igual que el texto, y el sistema la lee producto por producto.
El sistema propone. La farmacéutica confirma.
Cada línea llega con su nivel de confianza a la vista. Si algo no coincide exacto pero hay variantes de dosis parecidas, en lugar de dejar la línea muerta el sistema propone la más cercana y la marca como aproximada, para corregirla en un click.
Nada entra a la cotización sin que un humano lo mire. Es una decisión de diseño. En un laboratorio, confundir 4000 UI con 5000 UI no es un error de tipeo.
Dos cosas que aprendimos probándolo en vivo
“x60” no es una cantidad. Al principio el sistema leía “NAC x60” y cotizaba sesenta unidades. Ese “60” es el tamaño de la presentación; el cliente pedía dos. Ahora solo cuenta como cantidad lo que está dicho explícitamente: “2 frascos”, “llevame 3”.
“NAC” es N-Acetil Cisteína. Las abreviaturas del rubro se resuelven sin que nadie cargue una tabla de sinónimos producto por producto.
Qué ve el modelo, y qué no
Le mandamos el catálogo con nombres y unidades. Sin precios, sin costos, sin márgenes. No los necesita para hacer su trabajo, así que no salen del sistema.
Variantes y precios
Cualquier cantidad, no solo las que están en la lista.
Un preparado se vende por 30, por 60, por 90. Pero un médico puede recetar 12 comprimidos, y ese pedido también tiene que tener precio.
En vez de cargar una tabla de precios por presentación, definimos la política de precios como una curva. Las presentaciones son puntos sobre esa curva. Cualquier cantidad intermedia se cotiza sola, con el descuento por volumen que corresponde.
El laboratorio ve la curva dibujada en pantalla y ve cuáles de sus precios están clavados a mano fuera de ella. Si quiere más descuento por cantidad, mueve un número.
El frasco no se multiplica por 60.
En una fórmula hay cosas que escalan y cosas que no. 500 mg de magnesio por cápsula escalan con el pedido. El frasco, la etiqueta y la caja son uno por lote.
El sistema los separa. Sin esa distinción, duplicar un pedido te factura el envase sesenta veces y el precio sale mal para arriba.
La salida
Sale por donde entró.
El pedido llegó por chat. La cotización vuelve por chat.
Un botón la copia como texto ya formateado, con los ítems numerados y el total en negrita, listo para pegar en la conversación. Otro la exporta como imagen con la marca del laboratorio, para mandar desde el teléfono sin pasar por una computadora.
Insumos y stock
Cargás una compra y se acomoda todo lo que depende de ella.
Registrás que entró creatina a un precio nuevo. El sistema recalcula el costo de cada producto que la usa en su fórmula, y de cada presentación de esos productos.
El stock no se guarda en ninguna parte. Se deduce de lo que entró menos lo que se consumió, así que no puede quedar desfasado. Las producciones fallidas también descuentan insumos, porque también los gastaron.
Es lo que la planilla no podía hacer: mantenerse al día sin que alguien se acuerde de actualizarla.
La interfaz
Se maneja como la planilla que ya sabían usar.
Venían de años de Excel. Podíamos hacerles aprender un sistema nuevo. Elegimos que el sistema se pareciera a lo que ya tenían en los dedos.
Se edita adentro de la celda. Tab pasa a la siguiente. Ctrl+F busca. Los cambios se acumulan y se guardan juntos, como cuando apretás guardar en una planilla. La búsqueda encuentra “cafeina” aunque en el catálogo diga “Cafeína”.
La ganancia se muestra como multiplicador porque así la piensan y así la venían calculando.
Por qué a medida
Sacamos el tapón que no dejaba crecer al negocio.
farma.vitamina trabaja con un estándar de calidad que el software del mercado no acompaña. Lo genérico te pide que cotices como cotiza todo el mundo, y en un laboratorio de magistrales eso no alcanza.
El freno no era hacer el trabajo. Era cotizarlo. Cuando cotizar deja de trabar la operación, el laboratorio puede tomar más pedidos sin sumar horas. Eso es lo que destrabó un sistema hecho a su medida.
¿Hay una parte de tu negocio que te frena para crecer? Contanos cuál es.